Hoe zorg je voor goede ideeën in en niet na de vergadering?

Als deelnemer aan vergaderingen had ik vaak de observatie dat de goede ideeën uit de groep niet in de vergadering op tafel kwamen maar pas na de vergadering. Benieuwd hoe je ervoor kan zorgen dat ideeën in de vergadering op tafel komen? Lees dan verder.

Als deelnemer begon ik zelf vaak te laat aan de voorbereiding van de vergadering. En later als manager merkte ik dat de beste ideeën pas na de vergadering kwamen. Of nog erger: Wat we hadden besloten werd door de ideeën na de vergadering onderuit gehaald. Dit betekent dat we de vergadertijd niet optimaal gebruiken om te komen tot de beste oplossingen. Het model van Wallas geeft ons de verklaring daarvoor en gelijk een oplossing. Het model van Wallas gaat uit van vier stappen.

In deze fase nemen we alle informatie tot ons om te kunnen nadenken over het onderwerp of probleem. In veel vergaderingen gaat dit mis omdat niet tijdig alle benodigde informatie wordt gedeeld met deelnemers. En als de infomatie wel tijdig wordt gedeeld, nemen we niet de tijd om alle informatie tijdig voor de vergadering tot ons te nemen.

In deze fase laten we ons hoofd nadenken over wat we van de gepresenteerde informatie vinden. Hiervoor hoeven we niks te doen, ons brein gaat zelf voor ons aan de slag. Echter we moeten er wel voor zorgen dat we momenten creëren om even nergens aan te denken. Mobiel en laptop op stil en laat je gedachten de vrije loop.

Als we stap 1 en 2 gezet hebben komen de inzichten vanzelf. Zorg wel dat je dit een aantal dagen voor de vergadering doet zodat de inzichten er voor de vergadering er zijn en niet na vergadering.

In de vergadering komen de inzichten bij elkaar en kunnen we met elkaar de juiste oplossingen en acties afspreken.

Mocht je jouw creativiteit en die van je teamleden optimaal willen gebruiken, implementeer dan deze best practice:

Mocht je interesse hebben om het vergaderen met je team te verbeteren, kijk dan hier: https://www.peopleandcompany.nl/vergaderen