Hoe ontstaat en voorkom je werkdruk (een inzicht en een tip)!

Met enige regelmaat komen klanten bij ons die graag de werkdruk willen verlagen in hun teams en bij hun medewerkers. En natuurlijk zijn er allerlei (individuele) redenen waardoor deze werkdruk ontstaat. Echter je kunt aan de hand van de tijdmatrix van Covey heel goed uitleggen hoe werkdruk bij veel medewerkers ontstaat. Hieronder korte uitleg daarover en een tip hoe dat te voorkomen.

De tijdmatrix

Allereerst kort de uitleg hoe de tijdmatrix werkt. Denk dat de meeste mensen de matrix wel kennen maar toch. De tijdmatrix deelt jouw werk op in vier kwadranten.

Kwadrant 1: Belangrijk en urgent
Dit is werk dat gedaan moet worden en niet kan wachten. Dit gaat over het oplossen van allerlei acute problemen, klachten, projecten en taken met een deadline.

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent
Dit is het belangrijkste kwadrant voor je werk. Hier plan en prioriteer jij jouw werk, doe je de voorbereiding, werk je aan je zelf, pleeg je preventie en onderhoud jij jouw contacten.

Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent
In dit kwadrant ben je het werk van anderen aan het doen. Collega's met de vraag: heb je even? Je leidinggevende die jou op onbelangrijke taken inzet of ben jezelf degene die onbelangrijk werk naar zich toe trekt.

Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent
In dit kwadrant doe je onnodige dingen: overmatig internetten, de socials, e.d. Dit zou je het ‘vluchtkwadrant’ kunnen noemen.

Hoe ontstaat werkdruk?
De intentie is goed. Een collega komt langs en vraagt: Heb je even? Ja hoor, je hebt wel even want je wil graag je collega helpen. Of een leidinggevende die nog een verzoekje heeft. Was even blijven liggen, maar moet nu toch gebeuren, zou jij die even willen oppakken? Jij bent de lulligste niet. Of die vergadering waar je naar toe gaat, waarvan je eigenlijk wel weet dat die niet zo belangrijk voor je werk is maar toch naar toe gaat omdat je geen zin hebt in het andere "echte" werk.

Dit zijn allemaal voor iedereen herkenbare voorbeelden en zijn voorbeelden van kwadrant drie, de bron van het ontstaan van werkdruk. Doordat we de neiging hebben de taken in kwadrant drie gelijk op te pakken maken we deze taken belangrijk en worden deze taken belangrijk en urgent (kwadrant 1). Door dit extra werk op te pakken, blijft er in kwadrant twee werk liggen. Je echte en belangrijkste werk.

Al die taakjes in kwadrant drie zijn op zich niet het probleem, maar de impact van al die taken bij elkaar wel. En nu zul je zeggen, geen probleem, want het werk in kwadrant twee is wel belangrijk maar niet urgent, dus die taakjes kan ik er wel even bij doen. Het slechte nieuws is alleen dat jouw belangrijke niet urgente werk op enig moment wel urgent wordt. En daarmee verschuift het werk van kwadrant twee naar kwadrant één, waar je jezelf al met extra werk had opgezadeld uit kwadrant drie. En omdat al het werk uit kwadrant twee en drie urgent zijn geworden, moet je het allemaal gelijk doen. En heb je te maken met werkdruk.

De oplossing? Of toch niet?
Je zou dan kunnen denken, dan stop ik toch gewoon met al die verzoeken in kwadrant drie? Dat klopt, maar dit is meestal al een langdurig gewoonte van jou waar jouw collega's en jouw leidinggevende aan gewend zijn geraakt. Nu in één keer nee zeggen terwijl je in het verleden altijd ja zei is ongelooflijk moeilijk. Dit noemen wij het "ren je rot dilemma".

Maar hoe dan wel?
Mensen zeggen dan vaak: Je moet je werk beter plannen en prioriteren. Dan heb je overzicht, weet je wat je moet doen en kom je minder snel in de verleiding om verzoeken in kwadrant drie op te pakken. En natuurlijk moet je dat doen, maar dit helpt je niet om snel de kraan met kwadrant drie taken dicht te draaien.

Wat wel werkt (en dat is één van de onderdelen van de methodiek Getting Things Done) is de twee minuten regel. Komt er een verzoek in de categorie kwadrant drie, stel je zelf de vraag: "Kan ik deze vraag in twee minuten beantwoorden?" Als dat kan dan doe je het gelijk. Zo niet dan plan je de taak verder in de tijd (b.v. ik pak je verzoek maandag als eerste op). Daarmee kan je jouw focus weer leggen op je echte werk in kwadrant twee en voorkom je dat al het werk belangrijk en urgent wordt.

Dit is één tip van de methodiek Getting Things Done. Mocht je meer willen weten over deze methodiek en hoe het jou kan helpen om nog effectiever te worden kijk dan even hier: https://www.peopleandcompany.nl/open-overzicht.